и специальными государственными архивами
Форма
Опись кинодокументов постоянного хранения
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Утверждаю _______________________________ Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер (учетный номер в организации) | Заголовок документа | Автор | Дата и место съемки, изготовления | Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык) | Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | ||||||
| негатив | Дубль-негатив | Фонограмма (негатив) | Фонограмма магнитная (основная, совмещенная) | Промежуточный позитив | Позитив | Установочные ролики и цветовые паспорта | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ____________________ единиц хранения
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
единиц учета, ___________________
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ____ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 5 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Опись фонодокументов граммофонной записи постоянного хранения
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Утверждаю _______________________________ Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| омер единицы учета | Номер стороны (единиц хранения) | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата изготовления | Место изготовления | Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала | Время звучания | Количество единиц хранения | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |
| Граморигинал | Грампластинка | |||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный (-е) раздел (-ы) _________________________
(наименование раздела)
описи внесено__________________________________
(цифрами и прописью)
единиц учета, ___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ |
Примечание: номер единицы хранения фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1-1, 1-2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.
Формат А4 (210Х297)
Приложение 6 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Утверждаю _______________________________ Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Опись фонодокументов магнитной записи постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи | Место записи, перезаписи | Скорость звучания | Время звучания | Тип и формат магнитной ленты | Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |
| оригинал | копия | ||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный (-е) раздел (-ы)________________________________
(наименование раздела)
описи внесено __________________единиц учета, ___________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
единиц хранения
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
| Утверждена | Утверждаю |
| протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ | ____________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) ______________ Расшифровка (личная подпись) _____________________ (дата) |
Опись фотоальбомов постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| Номер единицы хранения | Заголовок (название) альбома | Автор съемки | Крайние даты фотоотпечатков | Место съемки | Количество фотоотпечатков | Состав текстовой сопроводительной документации | Внешние особенности | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный (-е) раздел (-ы) _____________________________________
(наименование раздела)
описи внесено _____________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная
документация к ним;
______________________ фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 8 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда
и других архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
| Утверждена | Утверждаю _______________________________ |
| протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от ______ _____________ года № ___ | Наименование должности руководителя организации ____________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата |
Опись фотодокументов постоянного хранения
Опись № _____
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за _____ год (ы)
| Номер единицы учета, единиц хранения | Производственный номер | Заголовок (аннотация) документа (название диафильма) | Автор съемки | Дата съемки | Место съемки | Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |||||
| Негатив | Дубль-негатив | Позитив | Фотоотпечаток | Слайд (диапозитив) | Диафильм | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
В данный (-е) раздел (-ы) ______________________________________
(наименование раздела)
описи внесено ____________________________ единиц учета,
(цифрами и прописью)
___________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______ в том числе:
литерные номера: ______,
пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.
_______________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ |
Примечание: в итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество единиц хранения и единиц учета
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9 изложено в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 9
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Опись дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения
Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
________________________(дата)
Архивный фонд № ___
Опись № ___ дел долговременного (свыше 10 лет) хранения
___________________________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год (-ы)
| Номер единицы хранения | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты документов дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Наименование раздела (структурного подразделения организации) | ||||||
|
| ||||||
В данный (-е) раздел (-ы) описи внесено _______________________ дел, документов
(наименование раздела)
с № _________ по № ___________ в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: ______________________________________________;
пропущенные номера: __________________________________________;
___________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
_______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 10 изложено в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 10
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Опись дел по личному составу
Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________(дата)
Архивный фонд № _____
Опись № _____
_____________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ___________ год (ы)
| Номер единицы хранения | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Наименование раздела (структурного подразделения организации) | ||||||
В данный (-е) раздел (-ы) ______________________________________________________
(наименование раздела) описи
внесено________________________ дел с № ______ по № ______ , в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: __________________________________________________________;
пропущенные номера: _______________________________________________________.
_____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
_________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 11 к Правилам
комплектования, хранения, учета
и использования документов
Национального архивного фонда и других
архивных документов государственными
и специальными государственными архивами
Форма
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
| Официальное наименование организации | Утверждаю __________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя архива) __________________________________ (подпись руководителя архива) __________________________________ (дата) |
___________ № _____
(дата)
Место составления
К уничтожению отобраны документы архивного фонда
________________________________________________________________
(номер и название архивного фонда)
на основании ____________________________________________________
(ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
________________________________________________________________
| Порядковый номер | Названия групп документов | Крайние даты | Номера описей | Номера единиц хранения по описям | Количество единиц хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________ единиц хранения за
(цифрами и прописью)
______________ год (ы).
Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем))
_________________
(дата и номер)
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
обработку документов)
Документы сданы ________________________________ на переработку по
приемо-(наименование организации) сдаточной накладной
___________________№ ___________________________________________.
(дата) (подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены.
________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего
упорядочение дел, документов)
| Согласована протоколом ЭК архива (для МИО) от_______ ______ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 12 изложено в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 12
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Опись электронных дел, документов постоянного хранения
| Утверждена протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № _______ | Утверждаю _______________________________ (наименование должности руководителя организации ______________________________ Личная подпись (расшифровка) ________________ (дата) |
Архивный фонд № ______
Опись № ___ дел _____________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ___________ год (-ы)
| Номер единицы хранения | Индекс электронного дела | Заголовок электронного дела | Крайние даты документов электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Формат электронных документов | Объем (Мбайт) | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8* | 9 |
|
|
графа 8 заполняется в случае составления описи электронных документов (дел) на
электронном носителе.
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено единиц хранения
(наименование раздела)
______________________________ с № ____ по № _____, в том числе
(цифрами и прописью)
литерные номера: ______________________________________________________;
пропущенные номера____________________________________________________:
_____________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована
протоколом центральной экспертной
комиссией (экспертной комиссии) организации
от ___________ _____ года № ___
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13 изложено в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 13
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Опись электронных дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения
Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________(дата)
Архивный фонд № _________________
Опись № ___________________
____________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
| Номер единицы хранения электронного дела | Индекс электронного дела | Заголовок электронного дела | Крайние даты документов электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Объем документов в электронном виде электронного дела (Мбайт) | Формат электронных документов | Срок хранения электронного дела | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9* | 10 |
|
|
*графа 9 заполняется в случае составления описи электронных документов (дел) на
электронном носителе.
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено __________________ дел
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № _____ по № _________,
в том числе:
литерные номера:________________________________________________________;
пропущенные номера: _____________________________________________________
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)
______________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
| Согласована протоколом центральной экспертной комиссией (экспертной комиссии) организации от ___________ _____ года № ___ | Согласована протоколом ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО от_______ ______ года № ___ |
Формат А4 (210Х297)
Приложение 14 изложено в редакции приказа и.о. Министра культуры и информации РК от 09.01.26 г. № 1-НҚ (введен в действие с 26 января 2026 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 14
к Правилам комплектования, хранения,
учета и использования документов
Национального архивного фонда и
других архивных документов
государственными и специальными
государственными архивами
Форма
Опись электронных дел по личному составу
Утверждаю
____________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
____________________________
(подпись руководителя организации)
_______________________ (дата)
Архивный фонд № __________
Опись № ___________
__________________________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
| Номер единицы хранения электронного дела | Индекс электронного дела | Заголовок электронного дела | Крайние даты документов электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Объем документов в электронном виде электронного дела (Мбайт) | Формат электронных документов | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8* | 9 |
|
|
* графа 8 заполняется в случае составления описи электронных документов (дел) на электронном носителе.
В данный (-е) раздел (-ы) _____________________ описи внесено ______________________
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № ____ по № _____, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________;
пропущенные номера:________________________________________________
________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
раздел (-ы) описи)